Firma alan adına bağlı kurumsal e-posta hesapları kullanıcı ve departman yapısına göre oluşturulur. Mevcut posta kutuları gerekiyorsa yeni sisteme kontrollü biçimde taşınır; kullanıcı, kota, yönlendirme, ortak posta kutusu ve grup adresleri ihtiyaca göre yapılandırılır.
DNS tarafında MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtları hazırlanarak teslim edilebilirlik ve kimlik doğrulama altyapısı güçlendirilir. Outlook, mobil cihaz ve webmail erişimleri kurulur; kullanıcıların gönderme/alma, parola ve senkronizasyon testleri tamamlanır. Spam, sahte gönderici ve kimlik avı risklerini azaltacak temel güvenlik politikaları uygulanır.
Geçiş planı mevcut e-posta trafiğini mümkün olduğunca kesintiye uğratmayacak şekilde yürütülür. Teslimatta hesap listesi, erişim yöntemi, DNS kayıtları ve temel kullanım bilgileri dokümante edilerek sonraki kullanıcı ekleme ve yönetim işlemleri kolaylaştırılır.